Antecedentes

La administración de los recursos financieros de la Universidad de Costa Rica se remonta a 1941 , en esta fecha, se llevaba por medio de una área denominada “Contaduría” la cual estaba a cargo de un Contador. No fue sino hasta el año 1957 que el Consejo Universitario aprobó, en la sesión 880 del 13 de mayo, la propuesta que presentó el señor Rector, Rodrigo Facio, en la que se determinaron las funciones que tendría el Departamento de Contaduría y se subdividió en dos áreas, la primera compuesta por un Director Administrativo y la segunda por un Director Técnico, ambos con dependencia directa del señor Rector. El Director Administrativo fue el jefe del Departamento y sus funciones eran las siguientes:

• Coordinador de la Comisión de Presupuesto
• Llevar el Libro de Actas
• Pasar Informes al Consejo Universitario
• Preparar presupuesto ordinario y los extraordinarios
• Preparar las modificaciones presupuestarias
• Llevar el control de las ausencias del personal docente y administrativo de la Universidad
• Tramitar solicitudes de materiales y servicios
• Llevar el control de gastos
• Tramitar las licitaciones publicas y privadas
• Vigilar la realización de inventarios periódicos y sentar responsabilidades de su pérdida
• Tramitar pedidos al exterior

El Director Técnico, fungió como Subdirector y Jefe de la Contabilidad, tenía como funciones:

• Dirigir el sistema de contabilidad acumulativa y de presupuesto
• Dirigir el registro y análisis de todas las operaciones de la universidad
• Dirigir el sistema de control interno
• Formular observaciones a los presupuestos y sus modificaciones cuando no haya concordancia con la contabilidad
• Liquidación de presupuesto
• Presentar los informes financieros
• Hacer recomendaciones sobre inversiones transitorias y el rendimiento de la universidad
• Firmar cheques
• Encargado del Libro Diario y Mayor de la Universidad

Asimismo, se reconocía la figura del jefe Administrativo, encargado del personal auxiliar para la ejecución de las funciones del Director Administrativo. El 6 de abril de 1959 se acogió la propuesta que hizo el Director Técnico para modificar el nombre del Departamento. A partir de esta fecha se denominó Departamento de Administración Financiera. El 24 de abril de 1963, el departamento se reorganizó cuando el Consejo Universitario aprobó en la Sesión 1283-26 crear la figura de un director único con la colaboración de dos jefes de sección, a saber: Sección de Contabilidad y Tesorería y Sección de Presupuesto y Proveeduría. La Sección de Contabilidad y Tesorería tuvo las siguientes funciones:

• Suministrar información acerca de los resultados de las operaciones financieras de la institución y al movimiento de caja y sus predicciones de su liquidez; y para la administración de operaciones y preparación del presupuesto
• Registrar todas las operaciones financieras de la institución
• Custodiar y proteger el efectivo y otros valores de la institución
• Organizar el funcionamiento de las cajas auxiliares
• Pagar las compras de bienes y servicios
• Ejecutar las políticas de inversión de fondos Pasivos

La segunda se encargó de:

• Realizar las estimaciones presupuestarias
• Preparar y presentar los presupuestos y sus modificaciones
• Atención del Sistema Presupuestario y Procedimientos correspondientes
• Asesorar en materia de autorizaciones presupuestarias
• Hacer análisis de carácter estadístico posterior a la liquidación de presupuesto
• Suministrar materiales, equipo y servicios especiales para el cumplimiento de las funciones de la institución
• Establecer las normas y procedimientos que regulen la rutina de las compras
• Recomendar las adjudicaciones de las licitaciones

Para el mes de julio del año de 1972 , se aprobó la propuesta de reorganizar el Departamento de Administración Financiera en 3 secciones, a saber: Contabilidad. Presupuesto y Tesorería y eliminando la subdirección.

III Congreso Universitario

Como resultado de este Congreso se establece el Estatuto Orgánico y en él se eliminan los departamentos creándose en su lugar las Oficinas Coadyuvantes. Sobre el particular el Capítulo IV denominado “Oficinas Coadyuvantes”, con el artículo No.186 encarga a la Oficina de Administración Financiera de tramitar todo lo relacionado con los ingresos y egresos de los dineros de la Universidad y ejecutar y tramitar el presupuesto de conformidad con las normas señalas por la Contraloría. De esta manera el Consejo Universitario en su sesión No.2095-03 del 9 de diciembre de 1974, aprueba el cambio de nombre por “Oficina de Administración Financiera” En el año 1976 se centralizó el control del presupuesto y los activos fijos de la universidad. En 1981 se aprobó un reglamento interno para el servicio y organización de las cajas recaudadora y pagadora.

Actualidad

El 4 de octubre de 1988 el Consejo Universitario mediante sesión No.3493-04 aprobó el Reglamento actual de la Oficina de Administración Financiera, en él se identifica la siguiente organización: La Dirección.,compuesta por el director de la Oficina, un Subdirector, la Unidad de Control Interno y la Unidad de Servicios Administrativos la cual se encargan del control de la secretaria, adquisición de útiles de oficina, activos y trámites con las demás dependencias como control de vacaciones y la contratación de ciertos servicios, entre otros. La Sección de Contabilidad, cuyas unidades son: Unidad de Contabilidad, la Unidad de Activos Fijos y la Unidad de Conciliaciones. La Sección de Control y Ejecución del Presupuesto, apoyada en las Unidades de Control de Presupuesto y de Fondos Restringidos (Vínculo Externo). La Sección de Tesorería, la cual se compone de las Unidades de Cajas, Control de Ingresos, Control de Pagos y de Cobros Estudiantiles.

Requerimientos

Cabe señalar que la oficina a tenido cambios organizacionales a nivel interno, que aún no han sido incorporados al reglamento que nos rige, tales como: En 1999, con el desarrollo tecnológico y en vista de que los sistemas contable y presupuestario se administran mediante una base de datos “ORACLE” se creó el área denominada “Apoyo Informático” la cual tiene como función principal dar soporte a los sistemas y equipos de computo en uso para el desarrollo y cumplimiento de las labores que se realizan. Posteriormente en el año 2005 esta unidad forma parte del programa de tecnologías de la Vicerrectoría de Administración y se le cambia el nombre a Unidad de Tecnologías de la Información, (UTI, OAF) la cual realiza las mismas labores pero incorpora ademas mantenimiento de todos los sistemas y módulos que conforman el SIAF así como coordina todas las interfaces que existen con otros sistemas. En el año 2000, mediante contrato de remuneración especial administrativo entre el Rector y el Subdirector de la Oficina se acordó el traslado de la plaza de Subdirector a la rectoría, situación que en estos momentos se tiene. La Unidad de Conciliaciones, en el año 2002, desaparece dentro de la estructura funcional y como resultado de ello se trasladan dos de sus funcionarios a realizar esa labor a la Unidad de Contabilidad y con los otros dos funcionarios se crea la Unidad de Control interno que no venía operando tal y como lo define el reglamento actual. Por otro lado, el Archivo Contable-Presupuestario, dentro de la estructura funcional de la Oficina, esta adscrito a la Sección de Contabilidad desde la creación de esa Sección; no obstante, no se menciona como una Unidad Técnica dentro del reglamento y en la práctica adicionalmente, se encarga de recibir y custodiar la correspondencia administrativa y algunos otros documentos que remite la Sección de Tesorería para su custodia por lo que se requiere formalizarla como una Unidad dentro de la estructura organización de la Oficina adscrita a la Sección de Contabilidad. Para el año 2008 entró en operación el modulo de la Sección de Tesorería denominado “Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF III)”, el cual junto con el SIAF I y SIAF II trajo mejoras sustantivas en los procesos operativos y administrativos a cargo de las tres Secciones. Como resultado de ello se empezó una nueva era de interconección con sistemas universitarios lo que ha tenido como resultado la disminución de tramites y la integración total con sistema como Sistema Integrado de Recursos Humanos, SAE, BECAS, E-Matricula, Expediente Único, Sistema de Conectividad con Bancos, Fondos Web, GECO, Disponible SIAF, Sippres, etc,etc.